Chatbot in azienda? Ecco cosa bisogna fare, in pratica.

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Dal 2 agosto 2025 i deployer di intelligenza artificiale assumono nuovi obblighi su trasparenza, uso corretto dei modelli e formazione del personale. Ecco l'elenco pratico degli obblighi normativi per chi utilizza un chatbot nei processi aziendali o lo mette a disposizione per i propri utenti.

Chi adopera modelli di intelligenza artificiale di uso generale, come Chat‑GPT o sistemi analoghi, entra in una nuova fase normativa. Dal 2 agosto 2025 chi usa questi strumenti assume una serie di obblighi operativi:

  • Informare in modo trasparente l’utente che sta interagendo con un sistema di IA, non con una persona.
  • Se il modello viene personalizzato o adattato (per esempio tramite fine tuning), valutare con attenzione se questo comporti l’attribuzione del ruolo di “fornitore”, con tutti gli obblighi ad esso associati (documentazione tecnica, valutazione dei rischi ecc.).
  • Consegnare un contributo operativo alla compliance lungo la catena di fornitura dell’IA, cooperando con i provider affinché trasmettano informazioni chiare sulle capacità e sui limiti del modello.
  • Garantire formazione specifica (AI literacy) al personale tecnico e legale coinvolto, ben oltre una mera introduzione generale alla tecnologia.

Disposizioni generali secondo il Regolamento

Le fonti normative e interpretative evidenziano altri obblighi significativi per i deployer:

  • Effettuare un’analisi dei rischi e una valutazione di impatto prima di utilizzare il sistema, anche se sviluppato da terzi.
  • Applicare le istruzioni d’uso fornite dal fornitore e gestire l’uso corretto del sistema con misure tecniche e organizzative adeguate.
  • Monitorare il funzionamento continuo del sistema, intervenendo prontamente in caso di anomalie o rischi improvvisi.
  • Se rilevanti, conservare i log per almeno sei mesi e segnalare prontamente incidenti gravi alle autorità competenti e al fornitore o distributore.
  • Informare i lavoratori (e i loro rappresentanti) quando vengono utilizzati sistemi ad alto rischio sul luogo di lavoro e coinvolgerli secondo le previsioni contrattuali o regolatorie necessarie.

Quando il deployer può essere considerato anche fornitore?

In alcuni casi, il semplice utilizzatore può assumere compiti tipici del fornitore:

  • Se apporta modifiche significative al modello (ad esempio modifica oltre un terzo del calcolo di training originale), può essere qualificato come fornitore e assumere gli obblighi full compliance (documentazione, valutazione dei rischi, registrazione ecc.).
  • Se utilizza uno specifico brand o marchio su sistemi ad alto rischio, anche in caso di implementazione preesistente, viene considerato fornitore su quel sistema, a meno che non vi siano accordi contrattuali che diversificano ruoli e responsabilità